Comment faire une facture ? Les mentions obligatoires.
Tous les entrepreneurs débutants se posent la question :
Comment faire une facture conforme aux yeux de la loi française.
Vous avez tous déjà reçu une facture lors de l’achat d’un produit. La facture était elle conforme pour pouvoir prendre exemple sur celle-ci et rédiger votre facture sur ce modèle ?
Qu’est qu’une facture ?
C’est un document obligatoire qui doit être édité en deux exemplaires (une pour votre client et une pour vous) avec la généralisation des communications informatique il est admis que l’envoi par mail de ce document à votre client soit considéré comme une édition.
La facture est la preuve d’un accord commercial pour l’exécution d’un contrat de vente. Elle intervient après le devis qui est une proposition de contrat entre l’entreprise et son client.
Elle est obligatoire pour les transactions entre les professionnels.
La facture est aussi obligatoire entre un professionnel et un particulier si la transaction est supérieure à 25€ (cette somme comprend la TVA si opération est soumise à celle-ci). Si le particulier vous demande une facture pour une prestation ou une vente inférieure à 25€ vous êtres tenus de la lui fournir.
La facture est la preuve d’achat pour le client.
Elle fait foi pour la date de début de la garantie.
C’est un document juridique. Elle fait foi devant les tribunaux en cas de litiges.
Exemple de litige :
Défaut de paiement de la facture par le client,
Défaut de la bonne exécution des prestations,
Défaut d’application de la garantie de la part de l’entreprise…
C’est un document comptable. Elle retranscrit la vie de l’entreprise en matière de chiffre d’affaire.
C’est un document commercial qui détaille la nature et la quantité des marchandises ou des prestations, les conditions de paiement et les conditions de livraison des biens ou d’exécution des prestations.
Comment éditer une facture ?
- A la main sur un facturier : c’est long et fastidieux. De plus il vous faudra reprendre ces éléments pour les transmettre à votre comptable qui devra les saisir manuellement ce qui vous occasionnera des frais supplémentaires.
- Avec un logiciel de facturation : une fois le logiciel paramétré, il vous guidera dans le remplissage de celle-ci et fera les calculs automatiquement (prix final en faction des quantités, taux de TVA applicable, remises éventuelles,…) bien souvent ils ont aussi la fonction de transmission des éléments en direction de votre comptable pour éviter la saisie manuelle.
- Il peut être tentant de faire vos factures avec un tableur (Exel, Openoffice,….) mais il ne gère pas la numérotation automatique de vos factures ce qui peut créer des complications dans la vie de l’entreprise.
A partir de 2024 les factures doivent être électroniques.
Quand remettre la facture au client ?
En règle générale la facture doit être établie au plus tard le jour de la livraison de la prestation ou de la marchandise à votre client. Pour des raisons de gestion administrative il est admis un délai de quinze jours mais c’est la facture qui déclenchera le paiement par votre client.
Les mentions de la facture :
Sur le site du ministère de l’économie il est rappelé les éléments fondamentaux que doit contenir une facture pour être valide aux yeux de la loi.
- La date de la facture.
- Le numéro de facture.
- Le numéro du bon de commande associé si un bon de commande a été établi pour cette opération commerciale.
- La mention « facture ».
- Le numéro de page de la facture si elle comporte plusieurs pages
- [OPTION] Votre logo.
La liste des mentions obligatoire devant figurer sur une facture dans la partie de l’entreprise émettrice:
- La raison sociale et ou votre nom si votre entreprise est une entreprise individuelle.
- Le numéro de SIRET.
- Le numéro de RCS (pour les entreprises qui ont une activité commerciale) ou le numéro de RM pour les artisans.
- Le numéro de TVA si votre établissement est redevable de la TVA.
- L’adresse légale de votre entreprise.
- Le statut juridique (SA, SAS, SARL, SNC, Entreprise individuelle ) et le montant du capital social le cas échéant.
- Le contrat assurance de responsabilité civile ou de votre assurance décanale si vous en avez une.
La liste des mentions obligatoire devant figurer sur une facture dans la partie du client :
- La raison sociale ou le nom du client.
- L’adresse du client. Pour une facture destinée à un particulier, celui-ci peut s’opposer à la transcription de son adresse.
- L’adresse de livraison.
- Si votre client est une entreprise ou une société son numéro de TVA intracommunautaire.
- [OPTION] Vous pouvez ajouter toutes les informations qui vous semblent être utiles pour l’identification de votre client (numéro de téléphone, adresse mail…) ce qui vous aidera à recontacter le client.
La liste des mentions obligatoire devant figurer sur une facture dans la partie du décompte :
- Le détail de chaque produit en mentionnant la quantité, le prix unitaire et le prix final.
- Le détail de la main d’œuvre en mentionnant la quantité, le prix unitaire et le prix final.
- Le montant total à payer HT.
- Les frais annexes ( frais de transport, d’emballage, …)
- Le taux de TVA applicable.
- Le montant des acomptes versés si il y a lieu.
- Les conditions de paiement avec la notion de délais.
- Les pénalités de retard si la facture n’est pas payée en temps et en heure.
La facture dans votre entreprise :
Le rapprochement des factures :
il vous permet de contrôler que vous avez bien été payé pour les services que vous avez fournis ou les marchandises que vous avez livrées.
Combien de temps conserver les factures ?
La durée de conservation d’une facture est de dix ans (en France).
Vous devez conserver les factures que vous avez émises, mais aussi les factures de vos fournisseurs sur la durée de dix ans.
La facture est donc un élément primordial dans la vie de l’entreprise. Elle permet de constater l’évolution de votre compagnie, de suivre les encaissements auprès de vos clients.
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